Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor Tentang Tata Persuratan (Bagian 2)

Bagian Kelima
Bentuk surat

Pasal 27

Bentuk surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a terdiri dari bentuk lurus (blockstyle) dan bentuk lurus penuh (full blockstyle);
Surat berbentuk lurus digunakan untuk Surat rutin dan Surat instruksi sesuai format surat yang tercantum dalam lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini;
Surat berbentuk lurus penuh digunakan untuk Surat keputusan, Surat mandat, Surat tugas, Surat rekomendasi umum dan Surat edaran sesuai format surat yang tercantum dalam lampiran 2, 3 dan 4 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini;
Batas (margin) kiri surat berukuran 3 cm dan batas (margin) kanan surat berukuran 2 cm.

Bagian Keenam
Tata cara penyusunan surat

Pasal 28

Surat rutin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a adalah surat yang berkaitan dengan rutinitas kegiatan Pimpinan yang bersifat umum;
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat rutin sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 29

Surat keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b adalah surat yang memberikan pengesahan terhadap suatu keputusan yang ditetapkan dalam forum permusyawaratan atau rapat Pimpinan di tingkat masing-masing;
Isi Surat keputusan terdiri dari konsideran dan diktum;
Konsideran sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 terdiri dari:
a. Menimbang, berisi pertimbangan-pertimbangan diterbitkannya surat keputusan;
b. Mengingat, berisi landasan konstitusional GP Ansor yang menjadi dasar hukum diterbitkannya keputusan;
c. Memperhatikan, berisi saran atau pendapat dalam rapat harian yang merupakan dasar pengambilan keputusan.
Diktum sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 berisi amar putusan atau pernyataan resmi yang merupakan bagian pokok Surat keputusan;
Surat keputusan yang dihasilkan oleh forum permusyawaratan tidak menggunakan Kepala surat;
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat keputusan sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 2 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 30

Surat mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf c adalah surat pemberian kuasa yang berisi pelimpahan atau penyerahan wewenang kepada pengurus sehingga pihak yang diberi wewenang dapat mewakili pihak pemberi mandat;
Isi surat mandat terdiri dari:
a. Nama lengkap dan jabatan pemberi mandat;
b. Nama lengkap dan jabatan penerima mandat;
c. Maksud dan tujuan pemberian mandat; dan
d. Masa berlaku Surat mandat dan kewajiban pelaporan.
Surat mandat hanya dapat diberikan oleh Ketua umum/ketua di tingkat masing-masing dan/atau Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing;
Surat mandat hanya dapat diberikan kepada Pengurus yang tercatat dalam Kepengurusan Pimpinan yang sama di tingkat masing-masing;
Dalam hal Surat mandat dibuat oleh Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing, penerima mandat adalah wakil Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing;
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat mandat sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 3 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 31

Surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf d adalah surat pemberian tugas organisasi dari Ketua umum/ketua di tingkat masing-masing kepada pengurus yang tercatat dalam Kepengurusan yang sama supaya memiliki pengesahan dan bukti formal dalam menjalan tugasnya;
Tugas organisasi sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 antara lain:
a. melaksanakan tugas tertentu atau mengikuti serangkaian kegiatan tertentu yang bersifat penting dan bernilai strategis;
b. mewakili organisasi atau menjadi delegasi pada forum/kegiatan atau perkumpulan tertentu.
Isi surat tugas terdiri dari:
a. Nama lengkap dan jabatan pemberi tugas;
b. Nama lengkap, jabatan dan alamat penerima tugas;
c. Maksud dan tujuan pemberian mandat; dan
d. Masa berlaku Surat tugas dan kewajiban pelaporan.
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat tugas sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 3 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 32

Surat rekomendasi umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf e adalah surat dukungan atau persetujuan yang dikeluarkan Pimpinan untuk suatu hal, kegiatan, perseorangan atau maksud tertentu;
Isi surat rekomendasi umum terdiri dari:
a. Nama lengkap dan jabatan pemberi rekomendasi;
b. Hal, kegiatan atau perseorangan yang direkomendasikan; c. Dasar dan alasan pemberian rekomendasi; d. Manfaat dalam hal rekomendasi dipenuhi.
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat rekomendasi umum sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 3 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 33

Surat Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf f adalah surat pemberian instruksi kepada jajaran Pengurus yang tercatat dalam Kepengurusan yang sama dan/atau anggota, Pengurus dan Kepengurusan Pimpinan di tingkat bawahnya untuk melaksanakan kewajiban dan/atau tugas organisasi yang merupakan hasil keputusan dalam forum permusyawaratan atau rapat Pimpinan di tingkat masing-masing;
Isi Surat instruksi terdiri dari:
a. Dasar peraturan atau alasan pemberian instruksi;
b. Penerima instruksi;
c. Maksud, tujuan dan isi instruksi yang diberikan.
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat instruksi sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 34

Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf g adalah surat yang berisi penjelasan atau informasi tertulis mengenai sikap atau pernyataan resmi Pimpinan yang merupakan hasil keputusan dalam forum permusyawaratan atau rapat Pimpinan di tingkat masing-masing;
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk surat Surat Edaran sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 4 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Pasal 35

Surat rekomendasi pengesahan adalah surat keputusan yang memberikan rekomendasi hasil keputusan rapat harian Pimpinan di tingkat masing-masing kepada Pimpinan satu tingkat di atasnya di tingkat masing-masing untuk menetapkan Surat keputusan tentang pengesahan susunan pengurus Pimpinan satu tingkat di bawahnya;
Tata letak bagian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 untuk Surat rekomendasi pengesahan sesuai format surat yang tercantum dalam Lampiran 2 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Organisasi ini.

Recent Posts