Ansor Plumpang

PERATURAN ORGANISASI
GERAKAN PEMUDA ANSOR
TENTANG
TATA PERSURATAN DAN PENYUSUNAN LAPORAN
Nomor: 8/KONBES-XXIII/IX/2020

BAB I
KETENTUAN UMUM

Pasal 1

dst.

BAB II
TUJUAN

Pasal 2

Peraturan Organisasi GP Ansor tentang Tata Persuratan dan Penyusunan Laporan ditetapkan untuk dijadikan pedoman bagi seluruh jajaran GP Ansor dalam melaksanakan tata persuratan dan penyusunan laporan.

BAB III
KODE PIMPINAN

Pasal 3

Kode Pimpinan Pusat menggunakan dua huruf, yaitu PP.

Pasal 4

Kode Pimpinan Wilayah (PW) menggunakan format angka Romawi, sebagai berikut:

  1. Nangroe Aceh Darussalam : I
  2. Sumatera Utara : II
  3. Sumatera Barat : III
  4. Riau : IV
  5. Jambi : V
  6. Sumatera Selatan : VI
  7. Lampung : VII
  8. DKI Jakarta : VIII
  9. Jawa Barat : IX
  10. Jawa Tengah : X
  11. DI Yogyakarta : XI
  12. Jawa Timur : XII
  13. Kalimantan Barat : XIII
  14. Kalimantan Selatan : XIV
  15. Kalimantan Tengah : XV
  16. Kalimantan Timur : XVI
  17. Sulawesi Selatan : XVII
  18. Sulawesi Tenggara : XVIII
  19. Sulawesi Tengah : XIX
  20. Sulawesi Utara : XX
  21. Bali : XXI
  22. Nusa Tenggara Barat : XXII
  23. Nusa Tenggara Timur : XXIII
  24. Maluku : XXIV
  25. Papua : XXV
  26. Bengkulu : XXVI
  27. Banten : XXVII
  28. Bangka Belitung : XXVIII
  29. Maluku Utara : XXIX
  30. Gorontalo : XXX
  31. Kepulauan Riau : XXXI
  32. Sulawesi Barat : XXXII
  33. Papua Barat : XXXIII
  34. Kalimantan Utara : XXXIV

Pasal 5

  1. Kode Pimpinan Cabang (PC) menggunakan format dua angka;
  2. Kode PC ditulis setelah Kode PW dan dipisahkan dengan tanda hubung (-);
  3. Dalam hal Kode PC Luar Negeri, Kode PC ditulis setelah Kode Luar Negeri, yaitu XXXV dan dipisahkan dengan tanda hubung (-);
  4. Kode PC ditetapkan oleh Pimpinan Pusat dalam Surat Keputusan tentang Pengesahan Kode Pimpinan Cabang.

Pasal 6

  1. Kode Pimpinan Anak Cabang (PAC) menggunakan format dua angka;
  2. Kode PAC ditulis setelah Kode PW dan Kode PC secara berurutan dan masing-masing dipisahkan dengan tanda hubung (-);
  3. Kode PAC ditetapkan oleh Pimpinan Wilayah dalam Surat Keputusan tentang Pengesahan Kode Pimpinan Anak Cabang.

Pasal 7

  1. Kode Pimpinan Ranting (PR) menggunakan format dua angka;
  2. Kode PR ditulis setelah Kode PW, Kode PC dan Kode PAC secara berurutan dan masing-masing dipisahkan dengan tanda hubung (-);
  3. Kode PR ditetapkan oleh Pimpinan Cabang dalam Surat Keputusan tentang Pengesahan Kode Pimpinan Ranting.

Pasal 8

Kode Pimpinan digunakan dalam penulisan nomor surat dan penamaan dokumen berbentuk elektronik.

BAB IV
TATA PERSURATAN

Bagian Pertama
Umum

Pasal 9

  1. Surat menggunakan kertas HVS berwarna putih, dengan ukuran berat 70 gram atau 80 gram dan ukuran dimensi folio (33 x 21,5 cm) atau A4 (29,7 x 21 cm);
  2. Bentuk huruf yang digunakan dalam surat harus menggunakan huruf formal;
  3. Surat dapat berbentuk fisik dan/atau elektronik;
  4. Surat berbentuk elektronik sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 dinamai mengikuti Pedoman Penamaan Berkas Surat Berbentuk Elektronik sebagaimana tercantum dalam lampiran 5 yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam Peraturan Organisasi ini.

Bagian Kedua
Prinsip Persuratan

Pasal 10

Prinsip penyusunan surat terdiri dari:
a. Penggunaan kata dan kalimat harus jelas, mudah dimengerti dan tidak bermakna ganda;
b. Kata dan istilah yang digunakan, baik menggunakan bahasa Indonesia maupun asing harus menggunakan ejaan yang benar;
c. Bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi dan sopan;
d. Informasi yang disampaikan bersifat faktual dan akurat;
e. Isi surat hanya memuat hal-hal pokok dan tidak menggunakan kalimat atau ungkapan yang tidak perlu;
f. Penyampaian isi surat harus runtut, tidak terputus dan tidak meloncat-loncat;
g. Penyampaian permasalahan harus lengkap, menyeluruh dan selesai;
h. Surat memiliki bentuk yang wajar, menarik dan rapi.

Bagian Ketiga
Jenis surat

Pasal 11

Jenis surat yang diatur dalam Peraturan Organisasi ini terdiri dari:
a. Surat rutin;
b. Surat keputusan; c. Surat mandat;
d. Surat tugas; e. Surat rekomendasi umum; f. Surat Instruksi; dan
g. Surat edaran

Bagian Keempat
Bagian Surat

Paragraf 1
Umum

Pasal 12

Bagian surat terdiri dari:
a. Kepala surat;
b. Judul surat;
c. Tempat dan tanggal surat;
d. Nomor surat;
e. Lampiran;
f. Perihal surat;
g. Tujuan surat;
h. Pembuka surat;
i. Isi surat;
j. Penutup surat;
k. Pembuat surat
l. Tanda tangan;
m. Tembusan; dan
n. Amplop surat.

Paragraf 1
Bagian surat

Pasal 13

  1. Kepala surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a berfungsi untuk menunjukkan keresmian surat dan identitas pembuat surat serta memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat pembuat surat;
  2. Kepala surat terdiri dari:
    a. Lambang GP Ansor;
    b. Nama Pimpinan di tingkat masing-masing ditulis dengan huruf kapital dan tidak disingkat;
    c. Alamat lengkap sekretariat;
    d. Alamat email, akun media sosial dan website (jika ada).
  3. Warna lambang GP Ansor mengikuti ketentuan Peraturan Rumah Tangga;
  4. Penulisan nama Pimpinan untuk Pimpinan Pusat terdiri dari dua baris, yaitu:
    a. Nama Pimpinan, yaitu PIMPINAN PUSAT; dan
    b. GERAKAN PEMUDA ANSOR.
  5. Penulisan nama Pimpinan untuk Pimpinan Wilayah, Cabang, Anak Cabang dan Ranting terdiri dari tiga baris, yaitu:
    a. Nama Pimpinan sesuai tingkat masing-masing;
    b. GERAKAN PEMUDA ANSOR; dan
    c. Nama wilayah khidmat yang didahului nama tingkat administrasi pemerintahan, yaitu “PROVINSI, KABUPATEN, KOTA, KECAMATAN, DESA dan KELURAHAN”.
  6. Dalam hal wilayah khidmat bukan jenjang teritorial pemerintahan, baris ketiga sebagaimana dimaksud dalam ayat 5 huruf c diisi dengan nama daerah khusus Pimpinan pembuat surat tanpa mencantumkan jenjang teritorial pemerintahan;
  7. Kepala surat dicetak di bagian atas dan tengah lembar surat dan amplop surat.

Pasal 14

  1. Judul surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b berfungsi untuk menuliskan nama jenis surat yang dibuat;
  2. Judul surat ditulis menggunakan huruf kapital dan diberi garis bawah;
  3. Judul surat hanya digunakan untuk Surat keputusan, Surat mandat, Surat tugas, Surat rekomendasi umum dan Surat edaran.

Pasal 15

  1. Tempat dan tanggal surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf c berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai waktu dan tempat surat dibuat;
  2. Tempat surat adalah nama kabupaten/kota pembuat surat;
  3. Tempat surat ditulis sebelum tanggal surat;
  4. Tanggal surat ditulis dalam dua baris, yaitu tanggal, bulan dan tahun Hijriah di baris pertama diberi garis bawah, dan tanggal, bulan dan tahun Masehi di baris kedua.

Pasal 16

  1. Nomor surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf d berfungsi untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang sudah dibuat Pimpinan masing-masing;
  2. Nomor surat terdiri dari lima komponen yang ditulis secara berurutan, yaitu:
    a. Nomor urut, sesuai nomor dalam buku agenda surat keluar;
    b. Kode Pimpinan, dengan ketentuan:
    (1) PP untuk Pimpinan Pusat;
    (2) Kode Pimpinan masing-masing, sebagaimana ditetapkan pada BAB III tentang Kode Pimpinan.
    c. Kode indeks surat terdiri dari:
    (1) Kode indeks jenis surat, yaitu:
    (a) SR : Surat rutin;
    (b) SK : Surat keputusan;
    (c) SM : Surat mandat;
    (d) ST : Surat tugas;
    (e) SU : Surat rekomendasi umum;
    (f) SI : Surat instruksi
    (g) SE : Surat edaran.
    (2) Kode indeks tujuan surat, yaitu:
    (a) 01 : Surat internal organisasi; dan
    (b) 02 : Surat eksternal organisasi.
    d. Bulan pembuatan surat ditulis dengan angka romawi;
    e. Tahun pembuatan surat.
  3. Penulisan dua kode indeks, sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 huruf c angka (1) dan angka (2), dipisahkan dengan tanda hubung (-);
  4. Penulisan lima komponen sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 huruf a, b, c, dan e dipisahkan dengan garis miring (/) dengan format: a/b/c/d/e.

Pasal 17

  1. Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf e berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang adanya dokumen tambahan lain yang disertakan selain surat;
  2. Lampiran diisi dengan nama dokumen tambahan yang disertakan;
  3. Dalam hal dokumen tambahan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 perlu disebutkan jumlah lembar halamannya, jumlah lembar halaman dapat ditulis dalam bentuk angka di dalam kurung () setelah nama dokumen tambahan.

Pasal 18

  1. Perihal surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf f berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai inti atau isi pokok surat;
  2. Perihal surat diisi secara singkat, jelas, dapat dimengerti dan menjelaskan maksud pembuatan surat;
  3. Isi perihal surat ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.

Pasal 19

  1. Tujuan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf g berfungsi untuk menuliskan nama dan/atau jabatan dan institusi/organisasi yang dituju;
  2. Tujuan surat diawali dengan tulisan “Kepada Yang Terhormat” atau disingkat “Yth.”;
  3. Tujuan surat ditulis secara lengkap, jelas dan tidak menggunakan singkatan yang tidak umum atau tidak tepat.

Pasal 20

  1. Pembuka surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf h berfungsi sebagai kalimat pembuka dalam surat;
  2. Pembuka surat untuk Surat rutin dan Surat instruksi adalah “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh”, tidak disingkat dan ditulis dengan huruf miring;
  3. Pembuka surat untuk Surat keputusan, Surat mandat, Surat tugas, Surat rekomendasi umum dan Surat edaran adalah “Bismillahirrahmanirrahim”, ditulis dengan huruf miring.

Pasal 21

  1. Isi surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf i berfungsi untuk menjelaskan maksud dari tujuan surat;
  2. Isi surat berisikan uraian pokok surat;
  3. Satu surat hanya memuat satu isi pokok;
  4. Isi surat terdiri dari:
    a. Alinea pembuka;
    b. Isi pokok; dan
    c. Aline penutup.
  5. Isi surat ditulis wajib mengikuti Prinsip Persuratan sebagaimana dimaksud dalam pasal 10.

Pasal 22

  1. Penutup surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf j berfungsi sebagai kalimat penutup yang menunjukkan bahwa isi surat sudah berakhir;
  2. Penutup surat adalah “Wallahul Muwaffiq Ila Aqwamith Thariq”, diikuti di bawahnya “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh”, tidak disingkat dan ditulis dengan huruf miring.

Pasal 23

  1. Pembuat surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf k berfungsi untuk memberikan informasi yang terdiri dari nama Pimpinan, jabatan dan pemangku jabatan yang bertanggung jawab atas surat yang dibuat;
  2. Nama Pimpinan ditulis mengikuti ketentuan sebagaimana diatur pada Pasal 13 ayat 4, ayat 5 dan ayat 6;
  3. Nama Jabatan dan nama pemangku jabatan ditulis dan ditempatkan secara simetris di bawah nama Pimpinan;
  4. Nama Jabatan terdiri dari Ketua umum/Ketua di tingkat masing-masing dan Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing, ditulis dengan huruf kecil kecuali huruf awal nama jabatan;
  5. Jabatan Ketua umum/Ketua di tingkat masing-masing ditulis di bagian kiri surat, dan jabatan Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing ditulis di bagian kanan surat;
  6. Nama pemangku jabatan ditulis dengan huruf kapital di bawah Jabatan dengan jarak 2-4 spasi untuk tanda tangan;
  7. Ketua umum/Ketua di tingkat masing-masing dan/atau Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing dapat mendelegasikan pembuatan surat kepada wakil Ketua umum/Ketua atau wakil Ketua di tingkat masing-masing dan wakil Sekretaris jenderal/wakil Sekretaris di tingkat masing-masing sesuai pembidangan, kecuali Surat Keputusan;
  8. Dalam hal pembuatan surat didelegasikan sebagaimana dimaksud dalam ayat 7, nama jabatan dan pemangku jabatan yang ditulis adalah jabatan dan nama yang bertandatangan;
  9. Dalam hal surat yang dibuat adalah surat permohonan pengesahan susunan pengurus hasil konferensi atau rapat anggota, nama jabatan dan nama pemangku jabatan adalah Ketua dan nama Ketua terpilih, ditulis di bagian tengah surat;
  10. Dalam hal surat yang dibuat adalah surat mandat, nama jabatan pemberi mandat di tulis di bagian kiri surat, dan nama jabatan penerima mandat di tulis di bagian kanan surat;
  11. Dalam hal surat yang dibuat adalah Surat keputusan yang dihasilkan oleh forum permusyawaratan, nama jabatan dan pemangku jabatan adalah ketua dan sekretaris Pimpinan sidang.

Pasal 24

  1. Tanda tangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf l berfungsi sebagai bukti keabsahan bahwa surat tersebut resmi dan siap dikirim;
  2. Tanda tangan yang dibubuhkan adalah tanda tangan Ketua umum/Ketua di tingkat masing-masing dan Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing, kecuali didelegasikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat 8;
  3. Pada ruang antara Jabatan dan nama pemangku jabatan dibubuhkan stempel GP Ansor menutupi sebagian tanda tangan Sekretaris jenderal/Sekretaris;
  4. Dalam hal berupa surat elektronik, tanda tangan Ketua umum/Ketua di tingkat masing-masing dan tanda tangan Sekretaris jenderal/Sekretaris di tingkat masing-masing serta stempel GP Ansor dapat berupa hasil pemindaian;
  5. Dalam hal surat yang dibuat adalah Surat permohonan pengesahan susunan pengurus hasil konferensi atau rapat anggota, tanda tangan yang dibubuhkan adalah Ketua terpilih di tingkat masing-masing;
  6. Dalam hal surat yang dibuat adalah Surat mandat, tanda tangan pemberi mandat di bagian kiri surat dan penerima mandat di bagian kanan surat;
  7. Dalam hal surat yang dibuat adalah Surat keputusan yang dihasilkan oleh forum permusyawaratan, tanda tangan yang dibubuhkan adalah ketua dan sekretaris Pimpinan sidang.

Pasal 25

  1. Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf m berfungsi untuk menuliskan nama-nama pihak pihak/institusi lain yang perlu mengetahui isi surat dan menerima tembusan surat;
  2. Nama-nama pihak/institusi lain sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 ditulis di bawah Tembusan;
  3. Urutan nama pihak/institusi lain dimulai dari tingkat struktural yang paling tinggi;
  4. Tembusan ditulis di batas kiri surat, di bawah nama penandatangan, dan diakhiri dengan titik dua (:);
  5. Seluruh surat Pimpinan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dibuat tembusan kepada Pimpinan satu tingkat di atasnya;
  6. Dalam hal surat yang dibuat adalah Surat keputusan, selain dibuat tembusan sebagaimana dimaksud dalam ayat 5, dibuat tembusan kepada Pimpinan dua tingkat di atasnya;
  7. Dalam hal surat keputusan yang dibuat adalah Surat Keputusan tentang Pengesahan Susunan Pengurus, selain dibuat tembusan sebagaimana dimaksud dalam ayat 6, dibuat tembusan kepada:
    1. Pengurus Nahdlatul Ulama di tingkat Pimpinan pembuat surat;
    2. Pengurus Nahdlatul Ulama di tingkat Pimpinan yang menerima pengesahan susunan pengurus.
  8. Dalam hal pembuat surat adalah Pimpinan Pusat, ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat 5 dan 6 tidak berlaku;
  9. Dalam isi tembusan tidak dicantumkan kata arsip;
  10. Surat tembusan dibuat sesuai asli, ditandatangani, dibubuhi stempel organisasi dan cap tulisan SALINAN RESMI serta dikirimkan kepada pihak/institusi sebagaimana dimaksud dalam ayat 2;
  11. Surat tembusan dapat berbentuk fisik dan/atau elektronik.

Pasal 26

  1. Amplop surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf n berfungsi sebagai wadah surat dan untuk memberikan informasi mengenai tujuan dan alamat surat serta pembuat surat;
  2. Surat sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 adalah surat yang berbentuk fisik;
  3. Amplop surat memuat kepala surat dan alamat surat;
  4. Kepala surat ditulis mengikuti ketentuan sebagaimana diatur pada Pasal 13;
  5. Tujuan surat ditulis mengikuti ketentuan sebagaimana diatur pada Pasal 19 dan ditempatkan di bagian kanan amplop surat;
  6. Alamat surat ditulis dengan lengkap dan jelas di bawah Tujuan surat;
  7. Amplop surat berwarna putih dan berukuran sesuai kebutuhan.

Lanjutan: Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor Tentang Tata Persuratan (Bagian 2)

Sumber: Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor Hasil Konbes XXIII Gerakan Pemuda Ansor Tahun 2020, di Minahasa Selatan, Sulawesi Utara.